Más información acerca de OPM3®

El modelo Organizational Project Management Maturity Model (OPM3^®) hace referencia a los todos los dominios de la dirección de proyectos, teniendo en cuenta los proyectos individuales, los programas y los objetivos de la organización.

Para mayor información puede visitar: http://catedraopm3.blogspot.com/

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GESTIÓN DEL ALCANCE DE PROYECTO

La gestión de alcance de proyectos es un conjunto de procesos y procedimientos que buscan determinar de la forma más clara posible cuál y solo cuál trabajo se debe desarrollar para cumplir con los requerimientos.  

La gestión del alcance del proyecto esta conformada por los siguientes procesos básicos:

ü  Planificación del alcance

ü  Definición del alcance

ü  Creación de EDT

ü  Verificación del alcance

ü  Control del alcance.

1.    PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE: Este proceso consiste en recolectar toda la información necesaria para establecer cuáles son las necesidades y requerimientos de los stakeholders, y de esta manera alcanzar los objetivos propuestos.

2.    DEFINICIÓN DEL ALCANCE: Este es el proceso donde se define cuál es trabajo que deberá desarrollarse para cubrir los requerimientos.

3.    CREACIÓN DE EDT DEL PROYECTO: Este proceso consiste en crear una estructura desglosada de trabajo, es decir, desarrollar diferentes actividades y subdividirlas hasta llegar a unidades gestionables.

4.    VERIFICACIÓN DEL ALCANCE: Este proceso permite verificar los entregables del proyecto, la salida más importante del proceso es la “recepción a conformidad por parte del cliente”

5.    CONTROL DEL ALCANCE: En este proceso se verifica a nivel interno que el trabajo programado se esté desarrollando de acuerdo a los estándares establecidos.

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PMO CHARTER

¿QUÉ ES?

Es la carta que regula la existencia de una PMO. Es decir, que esta define el desempeño, la finalidad y las funciones que debe cumplir una oficina de dirección de proyectos.

¿PARA QUÉ SE UTILIZA?

El propósito de una PMO es ayudar en la gestión de proyectos dentro de las organizaciones, además de proporcionar mayor viabilidad  y transparencia en los procesos.

Dentro de los propósitos más importantes están:

ü  Brindar las herramientas necesarias para el equipo de proyectos.

ü  Apropiación de los proyectos organizacionales

ü  Mejora  la comunicación organizacional

ü  Fomenta el trabajo en equipo

ü  Ayuda con la optimización de recursos

ü  Mejora la atención a  clientes e interesados.

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS QUE  CONFORMAN EL PMO CHARTER?

-       Desarrollo de la declaración de responsabilidad: La PMO prepara esta declaración para decidir cuáles son sus funciones y sus responsabilidades; de igual forma se especifica la metodología a aplicar con los miembros del equipo y los interesados. Esta declaración también puede incluir la autonomía para actuar y asignar recursos por parte de la PMO.

-       Enfoque del desarrollo: Este enfoque representa un factor fundamental para la organización, ya que indica el desarrollo de las metodologías que se aplicarán, la ruta que se trazará y se seguirá en la PMO.

-       Política de utilización de metodología: La introducción de una metodología en la dirección de proyectos requiere un alto compromiso y apoyo por parte de la alta gerencia de la organización. La PMO debe preparar una política para la utilización de una metodología que este acorde con los requerimientos y los objetivos de la organización; de este modo será más fácil la aprobación de la misma.

-       Enfoque de aplicación de la metodología: Un elemento muy importante dentro de la metodología es delinear los procesos y la aplicación de los mismos. Se hará la distribución del trabajo y los roles a asumir dentro de la PMO, y se establecerá que tipo de capacitación requiere el equipo de trabajo para utilizar las nuevas herramientas que se implementarán.

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¿POR QUÉ USAR TÉCNICAS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

En muchas organizaciones se tiene la creencia que la gerencia de proyectos es un proceso netamente administrativo,  que conlleva a unos trámites complicados que nunca deja los resultados esperados y que se convierte en una fuga de dinero para la organización.

Pero contrario a todo esto, la dirección de proyectos proporciona grandes beneficios a las organizaciones:

ü  Mercado objetivo complacido: Lo que se traduce en clientes felices. Se debe reconocer cuales son las necesidades o los intereses de las personas alrededor del proyecto, de la correcta gestión de estas necesidades depende gran parte de la consecución de los objetivos propuestos.

ü  Objetivos a los 100% alcanzados: Hay que establecer un plan de trabajo que permita seguir una ruta y ejercer un control sobre el mismo. Mantenerse centrado en los objetivos generara un orden y un cumplimiento del plan en materia organizacional, presupuestal, y de logro de objetivos.

ü  Flexibilidad: La dirección de proyectos hace que la resolución de problemas sea un poco más fácil, gracias a la flexibilidad que puede desarrollar el equipo, y la existencia de herramientas para analizar nuevas alternativas.

ü  Mejor desempeño financiero: Los objetivos organizacionales por lo general giran en torno al rendimiento financiero. La dirección de proyectos disminuye las fugas de valor generadas por retrasos e ineficiencias  muchas veces. .

ü  Empleados satisfechos, mayor productividad: La dirección de proyectos establece un plan de trabajo adecuándolo a cada perfil, ofreciendo a los trabajadores unas tareas acordes a sus capacidades y estableciendo límites de tiempo para cada tarea; de esta manera no se sobrecargará de trabajo a nadie, y se generará un ambiente laboral mas confortable.

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¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

La sincronización entre el logro los objetivos y las restricciones de tiempo, presupuesto y calidad, son las características de la dirección de proyectos. Además de la correcta aplicación de experiencia, habilidad, técnicas y estándares que debe poseer el director de proyecto.

¿Cuál es el estándar a utilizar en la dirección de proyectos?

El PMI® es el organismo con mayor reconocimiento a nivel mundial en la disciplina de dirección de proyectos. El PMI® ha desarrollado la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide) - Quinta edición, Project Management Institute, Inc., 2013. Al ser un estándar este documento proporciona una guía diciéndole qué debe hacer pero no cómo.

Como cada proyecto es único, y se programa paso a paso, es bueno tener en cuenta que el estándar propone  5 grupos de proceso:

·         Inicio

·         Planeación

·         Ejecución

·         Monitoreo y Control

·         Cierre

INICIO: Es la fase numero 1 de la gestión de proyectos, es la oportunidad para que el proyecto tenga un buen comienzo. En esta fase se responden preguntas como:

ü  ¿Por qué se hace el proyecto?

ü  ¿Cuál es el alcance general?

ü  ¿Cuál será la necesidad que se cubrirá?

ü  ¿Cuánto tiempo va a durar?

ü  ¿Cuál es presupuesto disponible?

ü  ¿Cuáles son los riesgos inicialmente identificados?

También se identifican cuales son los interesados reales, y cuál va a ser el resultado esperado.

PLANEACIÓN: Esta parte es muy importante en la dirección de proyectos, ya que es aquí donde se señala el mapa de ruta, es decir donde fijan los objetivos, se distribuye el trabajo a realizar, y el costo que va a tener cada actividad. De igual manera se establecerá la forma de comunicación dentro del grupo de trabajo. Los esfuerzos de planeación comúnmente se ven plasmados en un plan de gestión de proyecto.

EJECUCIÓN: Esta es la parte donde más se evidencia la gestión de proyecto. Como gerente de proyecto debe mantener el orden de trabajo dentro de todo el equipo, para que el trabajo marche de acuerdo a lo establecido, y como se tenía planeado.

MONITOREO Y CONTROL: Este grupo de proceso es muy importante, porque garantiza que el proyecto se está ejecutando bajo los parámetros establecidos.

Se debe supervisar si las diferentes actividades están adelantándose  a tiempo, sobre el presupuesto previsto,  si surgen inconvenientes, o si hay que realizar ajustes.

CIERRE: Todos los proyectos deben tener un cierre, por más complejos y extensos que sean, se les debe dar un final. El cierre del proyecto es el momento en el cual se hace la entrega oficial de resultados, la documentación respectiva, se cierran contratos y  se firma el acta de cierre del proyecto.

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LO ESPECIAL DE LOS PROYECTOS

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Es un esfuerzo temporal que tiene un inicio y una finalización determinada con anterioridad. Presentan características muy específicas, es decir responden a una necesidad para generar resultados únicos. También se elabora gradualmente, paso a paso.

¿QUÉ SE ENCUENTRA DE PARTICULAR EN UN PROYECTO?

Los proyectos suelen presentarse en diferentes formas y tamaños. Por ejemplo una fiesta es un proyecto a pequeña escala, pero el cambio de una torre de energía es un proyecto de gran escala. Ambos con características específicas tienen un cronograma, un inicio,  un final, y además manejan diferentes recursos.

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OPCIÓN ZOOM PROYECTO COMPLETO EN PROJECT 2010

Este video le indicara optener una vista del proyecto en determinado nivel a una escala mayor para una mejor presentación y entendimiento del mismo.Opción zoom proyecto completo en Project 2010

AJUSTAR ESCALA TEMPORAL EN PROJECT 2010

Este video le enseñara como cambiar las fechas y las actividades de manera dinamica, sin alterar  la linea de tiempo establecida previamente.Ajustar escala temporal en Project 2010

DEFINIENDO FECHA DE ESTADO EN PROJECT 2010

Este video le indicara como definir una fecha especifica para presentar informes, es decir es posible hacer una fecha de corte determinada, sin afectar el cronograma y las otras fechas establecidas.
Definiendo fecha de estado en Project 2010

EXPORTAR PROYECTO DESDE PROJECT 2010 A EXCEL

Este video le indicara la forma de exportar un proyecto a Excel, lo que le facilitara la presentacion de tablas, graficos, o el simple informe de alguna area  especifica del proyecto.
Exportar proyecto desde Project 2010 a Excel

INSPECTOR DE TAREAS EN PROJECT 2010

Este video le enseñara como hacer seguimiento a las tareas del proyecto. De este modo, usted sabra cuando una tarea ha finalizado, o cuando esta en proceso y podra asignar nuevas funciones a los miembros del equipo.
Inspector de tareas en Project 2010

CREANDO UNA TAREA REPETITIVA EN PROJECT 2010

En este video podra encontrar las instrucciones  para crear tareas en Project 2010 de forma repetitiva y  como puede asignar nuevas tareas.
Creando una tarea repetitiva en Project 2010

ELIGIENDO LA VERSIÓN CORRECTA DE EMP 2010

Este video le proporcionara la información necesaria para elegir una version adecuada del programa de la familia Microsoft Project que se adapte mejor a sus necesidades y las de su organización.
Eligiendo la versión correcta de EPM 2010

CREANDO UN PROYECTO NUEVO EN PROJECT 2010

Esta es una breve descripción del Project 2010 y la manera de crear un proyecto nuevo dentro de esta herramienta.
Creando un proyecto nuevo en Project 2010

PROJECT ESTANDAR O PROFESSIONAL

Para elegir el software adecuado, hay que tener en cuenta cual es la dimensión de los proyectos  a manejar y si necesita administrar varios proyectos simultáneamente.

Adquirir  project estándar puede ser una buena decisión cuando se deben gestionar proyectos de forma esporádica y a una escala relativamente baja, por otro lado usar project professional resultará conveniente cuando su compañía está envuelta en un escenario multiproyecto y se deben administrar una gran cantidad de tareas al tiempo (reportes de avance, informes de estado, documentos marco, administración de recursos compartidos, etc.). La diferencia entre las versiones estándar y professional de project reside en la capacidad de conectarse a distintas herramientas colaborativas como project server y sharepoint services del último.

No importa el tamaño de su empresa,  todas las organizaciones  deben gestionar proyectos, project le proporcionará un marco de trabajo que hará más fácil la estructuración y seguimiento de sus proyectos.

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DÓNDE SE PUEDE APLICAR MICROSOFT PROJECT 2010

El director de proyecto debe calcular tareas, fecha de  inicio y finalización de los mismos. Con Project 2010 puede calcular fechas, costos, tareas principales y secundarias, asignar las actividades a cada integrante evitando sobreasignaciones..

AQUÍ OTRAS APLICACIONES DEL MICROSOFT PROJECT 2010:

-       En la etapa de planificación, podrá desarrollar el cronograma de actividades, y podrá tener un horario establecido para vigilar y controlar los procesos.

-       Project 2010 le ayudara a efectuar cambios eventuales en la planeación, y podrá visualizar de forma rápida su programación para detectar posibles anomalías y proceder a los correctivos necesarios.

-       También puede generar un canal de comunicación con los miembros del equipo de proyecto, de esta manera las comunicaciones serán más efectivas y el flujo de información será más eficaz.

-       Project 2010 será un motor dinámico para la programación. Podrá manejar cambios de fechas y controlar efectos. Y mostrará en relieve las fechas que se cambiaron para visualizar los nuevos horarios.

-       Project 2010 también le permitirá generar informes visuales, que usted modificara de la forma más conveniente para la presentación de avances o resultados en una reunión.

-       También podrá aplicar plantillas personalizadas o las plantillas que ya están incorporadas.

-       Podrá crear y programar un proyecto nuevo, independiente de los proyectos que ya este ejecutando y controlando.

-       Podrá imprimir las vistas actuales de su proyecto.

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NORMA ISO 10006

NORMA ISO 10006

¿QUÉ ES ISO?

ISO (Organización Internacional de Normalización), es una federación mundial de organismos nacionales de normalización.

¿A QUÉ  HACE REFERENCIA LA NORMA ISO 10006?

“Gestión de la calidad- Directrices para la calidad en la gestión de proyectos”. En la actualidad dentro de los procesos  se hace necesario el control,, pero aun más importante es el aseguramiento de la calidad. Esta es una norma internacional que proporciona orientación sobre la gestión de la misma en los proyectos.

¿QUÉ ES CALIDAD?

El concepto de calidad se asocia con aquellas características que dan a un producto o servicio la denominación de excelente. Este producto o servicio satisface las necesidades actuales y además se ocupa de satisfacer las mismas en el futuro, de los clientes o interesados.

¿CUÁLES PROCESOS HACEN PARTE DE ISO 10006?

·         Alcance del proyecto

·         Plazos

·         Costes

·         Calidad

·         Recursos humanos

·         Comunicaciones

·         Riesgos

·         Aprovisionamiento

¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LA NORMA?

1-    OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN: Esta norma se aplica a proyectos de distinta complejidad, no importa el tamaño, ni la duración.

2-    REFERENCIAS NORMATIVAS: Las normas ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. ISO 9004:2000 Sistemas de gestión de  la calidad. Directrices para la mejora de desempeño.

3-    TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

·         Actividad

·         Parte interesada

·         Proceso

·         Evaluación del avance

·         Proyecto

·         Gestión del proyecto

·         Plan de gestión del proyecto plan de la calidad

·         Proveedor

4-    SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS

·         Características del proyecto:

ü  Generalidades

ü  Organizaciones

ü  Procesos y fases de los proyectos

ü  Procesos de gestión del proyecto

·         Sistemas de gestión de la calidad:

ü  Enfoque al cliente

ü  Liderazgo

ü  Participación del personal

ü  Enfoque basado en procesos

ü  Enfoque de sistema para la gestión

ü  Mejora continua

ü  Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

ü  Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

·         Sistema de gestión de la calidad del proyecto

·         Plan de la calidad del proyecto

5-    RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

·         Compromiso de la dirección

·         Proceso estratégico:

ü  Aplicación de los principios de gestión de la calidad a lo largo del proceso estratégico

ü  Enfoque al cliente

ü  Liderazgo

ü  Participación del personal

ü  Enfoque basado en procesos

ü  Enfoque de sistema para la gestión

ü  Mejora continua

ü  Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

ü  Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

·         Revisiones por la dirección y evaluaciones del avance:

ü  Revisiones por la dirección

ü  Evaluaciones del avance

6-    GESTION DE LOS RECURSOS

·         Procesos relacionados con los recursos:

ü  Generalidades

ü  Planificación de los recursos

ü  Control de los recursos

·         Procesos relacionados con el personal:

ü  Generalidades

ü  Establecimiento de la estructura organizativa del proyecto

ü  Asignación del personal

ü  Desarrollo del equipo

7-    REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

·         Generalidades

·         Procesos relacionados con la interdependencia:

ü  Generalidades

ü  Inicio del proyecto y desarrollo del plan de gestión del proyecto

ü  Gestión de las interacciones

ü  Gestión de los cambios

ü  Cierre del proceso y del proyecto

·         Procesos relacionados con el alcance:

ü  Generalidades

ü  Desarrollo del concepto

ü  Desarrollo y control del alcance

ü  Definición de las actividades

ü  Control de las actividades

·         Procesos relacionados con el tiempo:

ü  Generalidades

ü  Planificación de las dependencias entre las actividades

ü  Estimación de la duración

ü  Desarrollo del programa

ü  Control del programa

·         Procesos relacionados con el costo:

ü  Generalidades

ü  Estimación de costos

ü  Elaboración del presupuesto

ü  Control de costos

·         Procesos relacionados con la comunicación:

ü  Generalidades

ü  Planificación de la comunicación

ü  Gestión de la información

ü  Control de la comunicación

·         Procesos relacionados con el riesgo:

ü  Generalidades

ü  Identificación de los riesgos

ü  Evaluación de los riesgos

ü  Tratamiento de los riesgos

ü  Control de los riesgos

·         Procesos relacionados con las compras:

ü  Generalidades

ü  Planificación y control de las compras

ü  Documentación de los requisitos de las compras

ü  Evaluación de proveedores

ü  Contratación

ü  Control del contrato

8-    MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

·         Procesos relacionados con la mejora

·         Medición y análisis

·         Mejora continua:

ü  Mejora continua por parte de la organización originaria

ü  Mejora continua por parte de la organización encargada del proyecto.

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